Mách bạn cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất

Một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và tỉ mỉ luôn là yếu tố quyết định trực tiếp đến thành công của sự kiệnCó thể nói sự kiện thất bại hay thành công luôn có sự ảnh hưởng to lớn của bản kế hoạch

Để có thể chiếm 70% sự thành công thì bạn cần phải lập ra một kế hoạch tốtKinh nghiệm lập kế hoạch tốt nhất mà Đại Lâm tích lũy được trong 10 năm qua, xin được chia sẻ với các bạn thông qua bài viết này.

1.     Phân loại sự kiện cần tổ chức và xác định mục tiêu cho sự kiện

Bước đầu tiên bạn phải xác định loại hình sự kiện bạn sẽ tổ chức: Lễ kỷ niệm thành lập, lễ tri ân, hội nghị-hội thảo,..Khi bạn đã định hình được loại sự kiện mà bạn muốn làm, bạn sẽ biết những hạng mục mà bạn cần thực hiện

Công việc quan trọng tiếp theo quyết định độ chính xác của bản mẫu kế hoạch bạn sắp xây dựng chính là xác định mục đích và mục tiêu của sự kiệnMục tiêu: hơn 400 người sử dụng thử sản phẩm.

2. Những ai là đối tượng của sự kiện?

Xác định đối tượng của sự kiện rất quan trọng vì nó sẽ là cơ sở giúp bạn lập kế hoạch cho sự kiện.Ngoài ra các nhân viên quản lý nhân sự và trong quá trình tổ chức cần giám sát chương trình cẩn thận.

Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Thông thường luôn có sự chênh lệch giữa số lượng khách hàng được mời và số lượng khách hàng sẽ tham gia , vì vậy bạn nên gửi thư mời trước ngày diễn ra sự kiện một tuần và gọi điện xác nhận lại phản hồi của khách hàng trước 2 ngày diễn ra sự kiện để chốt danh sách.

3.       Thông điệp cần đạt được của sự kiện là gì?

Bởi vậy  mà doanh nghiệp phải xây dựng một thông điệp rõ ràng.

4.       Lên lịch cho thời gian và tìm địa điểm tổ chức cho sự kiện

Sau khi xác định được thông điệp của sự kiện, bạn cần xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiệnMọi việc được xác định càng sớm thì càng có lợi cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện bởi thời gian và địa điểm sẽ được ghi vào trong thư  mời để gửi đến cho khách mời tham dự sự kiện

5.    Lên chương trình tổ chức sự kiện

Muốn có một chương trình hoàn hảo, bao giờ bạn cũng cần phải xây dựng một khung chương trình tổ chức sự kiện, càng tỉ mỉ, chi tiết càng tốt. Việc xây dựng khung chương trình cần bám sát vào những vấn đề chính của sự kiện như các phần bên trên đã đề ra.Trang thiết bị, nhân sự cho sự kiện cũng cần phải được liên lạc và chuẩn bị sẵn.

6.     Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Truyền thông giúp thu hút lượng người tham gia, đồng thời lan giúp nhiều người biết đến sự kiện hơn.

Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.

-Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động sử dụng để tuyên truyền cho sự kiện.

-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..

-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.

– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.

  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.

7. Lập ngân sách cho sự kiện.

Đối với tổ chức sự kiện, dự trù ngân sách luôn đóng vai trò quan trọng.Khảo sát giá cả thực tế giúp bạn dự trù kinh phí tốt nhất.Hy vọng những bước cơ bản trên sẽ giúp bạn có được bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện.

>>> Xem thêm: tổ chức sự kiện hcm – tổ chức khai trương công ty – cách tổ chức lễ khởi công – Tìm hiểu dịch vụ uy tín, chất lượng tại Tổ chức sự kiện Đại Lâm

Leave a Reply